程序:每个部门都应谨慎地决定托管功能的适当性。
酒精饮料的报销须经主席或副主席批准，不得记入普通基金或非一般基金，因为捐助者或赠款的限制而排除了此类支出。
与大学人员会议有关的膳食开支一般不获发还，请参阅OU AP&P #207业务支出．
文档:为了充分证明商业费用，美国国税局要求记录时间、日期、地点、商业目的和参加商务宴会的人员。
附件208.1必须填写并连同适当的文件提交到应付账款部门。
就餐收据原件必须与凭证一起提交。不接受带有手写总数的订单存根。可接受的餐食收据必须包括分项的餐食费用。
付款:附件208.1，付款凭证-每次举办宴会或活动需要付款或报销时必须填写。
报销(非旅行状态):附件208.1如果要求报销托管费用的员工在发生托管费用时不在旅行状态，则应使用报销凭证代替报销凭证。看到OU ap&p# 1000采购政策获取更多信息。看到OU AP&P 1200旅行获取更多信息。
报销，按旅行状况:出差费用汇总表应用于报销员工在出差期间发生的商务餐费。(当旅行者被要求离开家的时间远远超过正常工作时间时，就被认为处于“旅行状态”。旅行者必须有一段睡眠或休息时间才能被视为“旅行状态”)。附件208.1必须附在差旅费用汇总表上。
小批量购买:包括附件208.1在SOP上处理向供应商支付托管费用时。看到OU ap&p# 1000采购政策获取更多信息。
采购订单:对于有20名或更多与会者的餐饮活动，必须使用采购订单和付款给供应商附件208.1付款凭证．看到OU ap&p# 1000采购政策获取更多信息。 |
