程序:
申请并领取购置卡
要获得p -卡，请填写奥克兰大学购买卡申请和协议表(p -卡申请万博ManBetX登录，见附件1)应付账款的网站。申请人在表格上提供的基金编号将是默认基金，所有P-Card付款将被收取。雇员所在部门必须将由具有适当资金签字权的人(通常是直接主管)签署的完整申请转交给应付账款部门批准和处理。
如果P-Card将用于外部资助或合同支付的费用，申请还需要得到大学研究办公室的批准，并需要简要说明P-Card的需求和计划使用以支持资助或合同活动。p -卡已被确定为与监督赞助资金有关的一个重大风险领域。然而，P-Card有重大的业务效益，因此，每一项将使用外部赠款或合同作为其资金来源的申请将根据其个别情况进行评估。有关更多信息，请参阅本政策第9页的“拨款资助程序”部分。
提供P-Card项目的金融机构将以特定员工的名义向大学发放每张P-Card。
每个新持卡人必须参加入职培训，领取P-Card。当应付账款部门从金融机构收到p卡时，将安排一个新持卡人的介绍会，告知p卡的正确使用、文件要求和支付流程。持卡人须于会议结束时在p -卡背面签字确认已收到p -卡。
p卡限制和要求 以下是p卡特有的限制和要求。有关可能需要特殊处理的购买的其他信息，请参见附录3OU ap&p# 1000采购．
首选的提供者:各部门应使用首选供应商以利用协商定价。经常复习采购网站，以确定适合您购买类型的首选供应商。首选提供商购买必须使用首选提供商提供的系统进行，如购买网站的首选提供商部分所示。
禁止购买:的P-Card不得用于:
- 个人或非商业物品。
- 任何其他大学政策禁止的购买。
- 膳食和杂费将作为每日旅行报销的一部分。
- 现金垫款
- 捐款
- 枪支
- 个人付款(P-Card的任何付款必须是公司付款)
- 管制物品，如放射性物质和麻醉品
p -卡可在有限制的情况下用于下列用途:
- 经批准并记入非一般基金的酒精饮料(见OU AP&P #400酒精饮料）
- 团体巴士运输必须从首选供应商(请参阅采购网站的首选供应商部分)或通过采购和风险管理部门批准的安排采购。
- 在遵循要求的学术和/或大学人力资源招聘程序后，可以使用P-Card购买招聘广告。
- 租赁和租赁协议每年>美元，或如果需要校董会的批准，仅在获得适当的批准后(见OU ap&p# 1000采购）.
价格要求:各部门使用p -卡购买2,500元至5,000元之间的物品，并不会获豁免符合竞争性价格的规定。指OU ap&p# 1000采购有关此需求的更多信息。保留所有有竞争力的价格文件，并附上每月的P-Card对账单。
营业税:万博ManBetX登录奥克兰大学免除密歇根州的销售税。金融机构将在每张P-Card上印上大学的税号，以帮助持卡人避免供应商收取销售税。请提供免税信(免税状态信如有必要，请参阅向每个供应商提供的培训包中的附件2)，以避免收取销售税。
合同要求:所有合同、协议、许可证、独立承包商协议、履约协议等都必须由法律事务办公室执行前，除非有预先批准的标准文件。
保险要求:购买可能需要保险，以保护大学免受损失，必须由风险管理，无论是否需要PO。
广告及媒体曝光要求:所有广告和媒体曝光必须得到传播及市场推广．核准证明应随附P-card声明。
软件:没有事先UTS的审查和批准，不能在P-card上购买软件。购买软件前，请参阅《校园软件》一节大学科技服务网站以及OU ap&p# 870软件法规而且OU ap&p# 1000采购．
采购订单:如果供应商要求采购订单，但采购是通过p卡进行的，持卡人应指定一个由C#####组成的数字，其中#####代表旗帜基金编号。
学生支付:除报销外，代表学生支付的所有款项都必须经过财政援助办公室的审查。
使用p卡出行
审查OU AP&P #1200旅行关于允许的旅行支出的具体信息。
p卡可用于购买所有允许的与旅行有关的支出，但膳食和每日杂费所涵盖的膳食和杂费除外。
P-Card的每次旅行使用必须以旅行费用汇总表(TES)记录;无论旅行者是否收到报销，TES必须提交到应付账款。如持卡人未提供详细收据，大学可向持卡人退回费用。
证明P-Card支出的原始分项收据必须保存在P-Card对账单中。购买P-Card时，只能附上月结单和相关分项收据的副本。附在工商业污水附加费上的非p卡可报销收据必须列明并提供正本。
拒绝交易
如果P-Card付款在销售点被拒绝，持卡人必须联系应付账款以解决问题。如在正常营业时间以外发生下降，持卡人可联系卡背面的客服电话，确定下降原因。拒绝销售可能是由于试图使用受限制的商家类别代码(MCC)，或超过交易或每月美元限额。
员工调动、终止或缺勤
当持卡人在大学各部门之间转学时，他/她必须通知应付账款部门之前人事调动发生后，应告知是否需要保留P-Card以胜任新职位。持卡人的前任主管，以及他们的新主管必须包括在此通信和应付账款将相应地处理。
当雇佣关系被终止时，部门必须在员工终止日期之前通知应付账款终止p卡。员工必须在离职日期前将P-Card归还部门，部门负责销毁P-Card。持卡人所属部门将对因不当通知持卡人终止聘用或未能销毁卡而引致的所有交易负责。
在临时缺勤期间，应采用其他付款方式。具有P-Card可访问性的员工不得将P-Card可访问性或使用授予任何其他人。
对账和报表处理
付款
持卡人不支付每月P-Card对账单上的到期金额。由应付帐款部负责自动按月支付费用。已缴付的款项将按申请上注明的部门默认基金编号，或按可持续发展目标2中选定的收费基金编号缴付。
会计要求
所有持卡人在收到p卡后，均可使用智能数据代2 (SDG2)。持卡人所在部门必须在每月15日前确保将所有已收取的费用从默认账号E095及默认资金通过SDG2划拨到相应的账号及资金账号。如果持卡人在15日前无法通过SDG2分配费用，则必须在收到报表后三十(30)天内向会计提交分配费用的日记账凭证。反复不合时宜地对帐及分摊费用，可能导致丧失P-Card的特权。如果审计发现费用分配不当，持卡人的特权可能会被暂停或永久撤销。
持卡人
出于对帐目的，并协助识别欺诈活动，持卡人必须保存完整和准确的信用卡活动记录，包括原始的分项收据。使用日志可以用来跟踪事务。
根据审计要求，原始收费收据必须包括所购物品、数量、价格和供应商的逐项说明。p -卡号应不可辨认，只保留最小的识别信息(即p -卡号的最后四位数字)。对于网上或电话购物，部门必须提供屏幕打印输出，包装单或发票的复印件，标明所购买的物品或服务。
持卡人应在每月10日前收到对账单。如果持卡人没有收到对账单，他/她应与应付账款部门联系。在收到月结单后，持卡人将负责检查交易的准确性，并将月结单与实际收据核对。附发票、竞争性价格文件和/或所有支持性文件到报表。持卡人必须在结算单的最后一页签字，表示同意所有交易。
如果持卡人在查看月结单时发现无法识别的交易，必须立即与金融机构联系。
解决分歧是持卡人的唯一责任。如果持卡人在收到货物时遇到问题，或他/她没有发起对账单上列出的交易，持卡人必须:
- 尝试与商家/供应商补救这种情况。(持卡人在使用P-Card购买商品时，必须接受信用卡，而不是现金。)
- 当收费无法与商户/供应商解决时，请使用卡背面的800号码与金融机构联系，以确认争议收费的适当步骤。
- 在交易首次出现在对账单上的结算周期的最后一天之后的六十(60)个日历日内书面通知金融机构。如果不这样做，将导致接受交易。
- 当对任何交易有争议时，通知应付账款。
主管的批准
持卡人核对P-Card对账单后，对账单和收据必须提交给持卡人的主管审核。执行官员和院长可以将这一责任委托给另一名不向持卡人报告的员工。持卡人最终个人负责确保P-Card的安全，及时结算费用，并报告可疑或欺诈活动，而不考虑任何委托的职能责任。
持卡人的主管将在每月P-Card对账单的最后一页签字确认:
- 所有费用都是适当的，并在本政策的条款内OU ap&p# 1000采购以及任何其他适用的部门或大学政策。
- 有竞争力的价格报价的购买在2500美元至5000美元之间，根据要求OU ap&p# 1000采购所有的证明文件都附在持卡人的对账单上。
- 所有费用的收据和证明文件都附在附件中，并且/或对于那些收据的缺失有合理的解释。
- 补助金或合同的费用可直接分配，并根据赞助方的奖励条款和条件予以允许。
如果P-Card被记入资助帐户，请参阅下面的资助程序。
主管必须在月底的三十(30)天内将完成的文件提交给应付账款，以便进行报表活动(例如，反映6月业务的报表应在7月的最后一个营业日之前提交应付账款)。
拨款程序
如果持卡人的p -卡将直接从补助金和/或合同中收取费用，则必须:
- 作为p卡申请的一部分，持卡人必须评估并简要解释使用p卡与其他可用采购程序相比对所赞助活动的好处。
- 向研究室提交部门批准的P-Card申请，以及用于转移不符合机构准则的收费费用的非拨款基金。
- 熟悉机构指南(例如，OMB通函2 CFR 200，合同条款，预算指南等)。
- 持卡人必须在每月15日前确保所有收费费用从默认账号E095和默认资金通过SDG2分配到相应的账号和资金号，或者持卡人必须在收到月结单后二十(20)天内向研究室提交日记账凭证，以获得重新分配费用的批准。
- 在收到每月对账单的二十(20)天内，向研究处提供每月批准的P-Card对账单(包括所有发票和其他支持文件)。
- 研究办公室将在收到持卡人的十五(15)天内将批准的对账单转发给应付账款。
反复不合时宜地对帐及分摊费用，可能导致丧失P-Card的特权。如果审计发现费用分配不当，持卡人的特权可能会被暂停或永久撤销。
安全和内部控制
P-Card的付款时间和历史记录不会影响持卡人的个人信用评级。但是，持卡人有责任正确使用p卡，并且p卡必须由持卡人直接控制。P-Card必须始终保存在安全的地方。持卡人在购物时，必须采取预防措施保护p卡号。在签署销售收据之前，必须始终验证其准确性，并且必须销毁碳。
为进一步稳妥起见，每张P-Card的最高交易限额为5,000元，每月信贷限额为10,000元。用户部门可按部门需要调低交易限额。除非获助理副总裁/总监授权，否则持卡人不得有更高的交易限额;持卡人每月不得有较高的信贷限额，除非使用部门获得其直接主管及应付帐款经理的批准。
在销售点，超过5000美元的交易将被拒绝。不要拆分交易以规避此要求或所需的PO和投标要求。
不要在你使用P-Card的任何供应商网站上存储P-Card号码。
p卡丢失或被盗
持卡人在发现P-Card遗失或被盗时，有责任立即通知金融机构。金融机构的联系信息可以在应付账款的网站。在通知金融机构后，持卡人还必须通知应付账款(payables@www.zhongqiwg.com)。
如果p卡是在大学的财产被盗，持卡人有责任通知大学警察局(分机3000)。
一旦金融机构收到丢失或被盗P-Card的通知，该账户将被识别，并将发放新的P-Card(具有新的卡号)。用户部门将负责P-Card上发生的所有交易，并必须与金融机构的欺诈部门合作，以确定是否可以删除未经授权的收费。
一旦卡重新发行，请联系应付账款部门重新建立对SDG2网站的访问权限，以便能够继续分配E095以外的所有交易。
额外的信息
关于P-Card程序的更多信息可以在应付账款的网站。
联系信息
有关本计划的任何问题，请致电4395或payables@www.zhongqiwg.com与应付帐款联系。
任何与P-Card计划有关的校园邮件必须发送到:
应付账款经理
西范登堡大厅121B
如果部门直接收到新的或补发的P-Card，应立即通知应付账款。 |
